個人のクレジットカードで会社御経費を立替えする場合の注意点

一人会社など小規模企業の場合、会社の経費は、専用のクレジットカードで一括管理するのが望ましいもの。しかしそれでも個人のクレジットカードを使う必要が生じることはあります。
また複数の従業員がいる企業では、従業員が自分のクレジットカードで会社の「経費」を立替え払いしてそれを経費と認めるかどうか判断する場合は発生します。そのような場合の注意点を見てみましょう。
まずカードを利用しての支払いを経費として認めるにあたっては「領収書」(あるいはそれに代わる支払内容を証明できるもの)と「カード利用控え」の両方の提出を求めるようにしましょう。というのは、どちらかでよい、としてしまうと同じ支払いの領収書とカード控えを別々に処理してしまい、二重払いをしてしまう危険があるからです。
また一人企業など、事実上支払いを担当する従業員が自分しかいない場合。こういう時には事業用カードを常に持ち歩いているのが普通ですが、やはり資金繰りなどの問題でどうしても個人の資産から融通しなければならないという場合も発生してきます。もちろん、会社の経費であることが証明できれば構わないのですが、従業員と同じく領収書等の、支払内容を明記した書類をもらっておきましょう。その際、領収書には確実に仕事関係であることが分かるように必要事項の記載が必須です。取引先との会食であれば相手方など、文房具などの物品であれば購入目的、ETCなど交通費であれば行先名と住所といった具合です。でないと税務署が経費として認めないこともあります。
またカードにつきもののポイントサービスですが、これは経費を立替払いするときには、公務員や一部企業では規則で取得が禁止されている場合があります。特にそういった規定がなければ個人のものとなり、不正ではありません。しかし高額になってくると税務署の現物支給として「給与課税対象」には含まれることがあります。そうなると所得税や社会保険料に反映してくることがありますので、留意しておいてください。